Phần mềm quản lý công tác phí và chi phí bằng tiền khác

Hiểu đúng về công tác phí và chi phí bằng tiền khác

“Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có)” theo khoản 1 điều 3 thông tư 40/2017/TT-BTC

“Chi phí bằng tiền khác nằm trong mục chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí tiếp khách, hội nghị, hội thảo…

Tình huống quản lý công tác phí, chi phí bằng tiền khác thực tế

Quản lý chi phí bằng tiền khác – expense management

Tự động kiểm soát và quản lý chi tiêu các khoản chi phí bằng tiền khác.

Tạm biệt mất mát chứng từ thanh toán và các công việc thủ công

• Tập hợp mọi khoản chi tiêu bằng tiền khác tại một nơi
• Dễ dàng thực thi chính sách chi tiêu của công ty
• Thanh toán các khoản tạm ứng, đối chiếu thừa thiếu và hoàn ứng nhanh chóng.
• Phê duyệt online cho lãnh đạo bận rộn

Tiện lợi sử dụng với ứng dụng mobile

Nhân viên kinh doanh có thể đề xuất, đề nghị, xem thông tin phê duyệt của lãnh đạo trên chiếc điện thoại quen thuộc của mình nhờ ứng dụng quản lý trên mobile

Kiểm soát sát sao nhờ tích hợp hệ thống. 

Có ngay bức tranh tổng thể về các khoản chi tiêu và các báo cáo nhanh, chính xác hơn nhờ tích hợp mobile app quản lý công tác phí và chi phí bằng tiền khác với hệ thống ERP back end.

Dễ dàng đồng bộ các khoản chi tiêu

Quản lý và đồng bộ các chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua thẻ thanh toán do công ty cấp phát.

Mọi chi phí được tập hợp về một nơi

Bằng cách kết hợp quản lý chi phí bằng tiền khác và quy trình hoàn ứng, chủ doanh nghiệp có thể nhìn thấy chi tiết về bức tranh chi tiêu của nhân viên. Từ đó, có thể quản lý ngân sách tốt hơn, dự báo chính xác hơn và xây dựng chính sách giúp nhân viên tuân thủ.

Quản lý công tác phí – Travelling management

Hết đau đầu với sự phức tạp trong quản lý công tác phí

Cho dù chính sách công tác phí được xây dựng hay không, một ứng dụng quản lý công tác phí sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn, đỡ mệt mỏi hơn.

• Chụp hình hóa đơn, chứng từ trên mobile.
• Xem dữ liệu về công tác phí trên ứng dụng.
• Giúp nhân viên dễ dàng sử dụng và tuân thủ các quy định về công tác phí.
• Phê duyệt từ xa cho cấp quản lý

Báo cáo nhanh hơn, thông tin đầy đủ hơn

Người đi công tác có thể dễ dàng chụp hình hóa đơn và đưa thông tin về chi phí lên ứng dụng làm cơ sở phê duyệt, lên báo cáo sau này.

Tranh thủ lúc nhàn rỗi hoàn thành hồ sơ chứng từ

Có thể tận dụng lúc chờ tàu, chờ xe để hoàn thiện bộ hồ sơ đề nghị thanh toán.

Tự động hóa quy trình phải trả cho các nhà cung cấp.

Quy trình được tích hợp với ERP system để ghi nhận các khoản phải trả nếu doanh nghiệp ký kết hợp đồng đối tác với các hãng dịch vụ khác.

Kế thừa dữ liệu, tiết kiệm thời gian. 

Mọi thông tin đều được kế thừa, kế toán không cần nhập lại thông tin và xử lý nhanh hơn.

Tăng tính tuân thủ

Thực thi chế độ công tác phí dễ dàng hiệu quả bằng các biểu mẫu sẵn lập kế hoạch công tác và đề xuất chi phí.

Quản lý công nợ phải trả – AP management

Giảm chi phí và kiểm soát tốt hơn với việc tích hợp hệ thống ERP back end.

Tăng kiểm soát và tiết kiệm chi phí với việc tự động thanh toán các khoản phải trả (AP automation)

Quản lý hóa đơn phải trả là một phần quan trọng trong quản lý kế toán.

• GIảm thiểu các khoản thanh toán chậm cho nhà cung cấp dịch vụ
• Quản lý chặt các khoản chi tiêu bằng tiền
• Phê duyệt từ xa, mọi lúc, mọi nơi.

Hệ thống ERP back end sẽ được tùy chỉnh và tích hợp với ứng dụng quản lý chi phí công tác và chi phí bằng tiền khác.

Xử lý hóa đơn và các khoản phải thu, phải trả do thừa thiếu. 

Tự động đối chiếu và phát hiện ra các khoản chênh lệch giữa đề xuất và đề nghị thanh toán

Tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu 

Dữ liệu được kế thừa và tích hợp vào hệ thống ERP back end giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc xử lý các thủ tục hành chính.

Báo cáo nhanh các khoản cần chi trước khi nó xảy ra. 

Xem và phê duyệt các khoản đề xuất thanh toán trên mobile giúp người quản lý dễ dàng đưa ra quyết định và phê duyệt. Ngoài ra cấp quản lý cũng có thể kiểm soát dòng tiền công ty tốt hơn.