Giảm thiểu 7 rủi ro triển khai phần mềm erp thường gặp phải

(dành cho doanh nghiệp đã biết erp là gì, và đang có kế hoạch triển khai phần mềm erp)

Nếu bạn chưa biết erp là gì, hãy tìm hiểu ngay erp là gì, thông tin về erp, bản đồ erp, cẩm nang hướng dẫn erp tại đây.

Một số rủi ro triển khai phần mềm ERP phổ biến như vượt ngân sách, chậm tiến độ, thay đổi phạm vi…dẫn tới thất bại triển khai dự án phần mềm ERP.

Rủi ro triển khai phần mềm ERP sẽ được giảm thiểu nếu doanh nghiệp làm đúng ngay từ đầu bằng cách nhận diện những rủi ro và có kế hoạch phòng tránh, giảm thiểu.

Vậy cách hiệu quả nhất để giảm thiểu rủi ro triển khai phần mềm ERP là gì?

Mời bạn tìm câu trả lời ngay bên dưới.

Mục tiêu erp chưa song hành với tư duy kinh doanh

Tại sao ERP lại liên quan đến mục tiêu kinh doanh?

Tại sao triển khai ERP cần song hành tư duy kinh doanh.

Mời bạn cùng tìm hiểu bài viết hoạch định chiến lược IT song hành tư duy kinh doanh và bài viết lợi ích đầu tư erp này.

Sau khi xác định rõ mục tiêu kinh doanh của bạn rồi, việc tiếp theo bạn cần làm là gióng mục tiêu triển khai dự án phần mềm erp với mục tiêu chiến lược này

Một trong những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp thấy rõ nhất sau khi ứng dụng phần mềm ERP là…

Phần mềm erp giúp doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng lợi nhuận

Nhờ vậy, lợi thế cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp được tăng cao.

Còn một điều quan trọng nữa

Nếu bạn xác định rõ mục tiêu kinh doanh, bạn sẽ đo được hiệu quả đầu tư và tránh được rủi ro lớn nhất.

Đặt mục tiêu vượt quá khả năng thực hiện

Rủi ro triển khai phần mềm erp như đặt ra mốc thời gian hoàn thành không thực tế hoặc không dự tính những khoản chi phí phát sinh sẽ dẫn tới thất bại.

Đơn vị tư vấn erp có thể không có cái nhìn thực tế về nguồn lực và các yêu cầu nội bộ cần thiết để triển khai phần mềm thành công.

Họ có thể cũng không muốn tư vấn các khoản chi phí có thể phát sinh để tránh làm khách hàng sốc về giá phần mềm.

Vì vậy nhiệm vụ của doanh nghiệp là phối hợp với nhà cung cấp tạo ra một kế hoạch triển khai khả thi dựa trên thực trạng riêng của doanh nghiệp.

Và nếu cảm thấy nghi ngờ về bất cứ điều khoản nào, hãy đặt câu hỏi ngay lập tức.

Để đặt ra được mục tiêu khả thi, doanh nghiệp và đơn vị tư vấn cần phối hợp cùng nhau làm rõ quy mô, phạm vi, cũng như những mục tiêu cần đạt được.

Như vậy, kế hoạch đưa ra có tính khả thi ngay từ đầu.

Cho dù trong quá trình triển khai dự án phần mềm ERP, kế hoạch vẫn cần thay đổi và điều chỉnh, tuy nhiên mọi rủi ro đã được lường trước và các bên sẽ không bị bất ngờ về các rủi ro có thể phát sinh.

Trường hợp đội dự án nội bộ doanh nghiệp còn yếu, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc tới phương án thuê tư vấn độc lập erp để giám sát công việc và đảm bảo tính khách quan.

Tuy nhiên, để tìm 01 tư vấn erp độc lập đạt yêu cầu cũng không phải là việc dễ dàng.

Công ty chuyên nghiệp và uy tín thì chi phí đắt.

Còn các cá nhân tư vấn erp độc lập thường không đủ kiến thức về tất cả các giải pháp và thường đưa ra những kết luận mang tính có lợi về giải pháp mà họ biết rõ.

Truyền thông chưa ĐÚNG và TRÚNG

Con người thường ngại thay đổi và có tâm lý chống đối.

Việc này gây ra sự chậm trễ trong quá trình triển khai.

Nếu nhân viên không thích ứng với sự thay đổi, thì doanh nghiệp sẽ không có cách gì thay đổi được trừ khi họ phải thay đổi toàn bộ nhân viên.

Thu hút sự quan tâm của lãnh đạo đối với dự án là cách truyền thông tốt cho toàn bộ đội dự án và toàn thể nhân viên.

Nếu lãnh đạo thích thú với sự thay đổi, điều này sẽ truyền cảm hứng cho toàn bộ nhân viên.

Bạn có thể truyền thông cho những người liên quan bằng cách thông tin về những thay đổi sắp diễn ra và lý do sự thay đổi.

Để làm điều này cần có kế hoạch cho sự thay đổi, quy định những thay đổi tác động đến ai, và sử dụng phương tiện nào để thay đổi đến được với người liên quan

Nếu nhân viên không chấp nhận sự dụng phần mềm mới, bạn phải dừng kế hoạch vận hành thật hệ thống cho đến khi họ chấp nhận thay đổi.

Tuy nhiên nếu bạn truyền thông sớm, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro trì hoãn dự án.

Nhân viên càng sớm sử dụng phần mềm, bạn càng sớm thu được lợi ích.

Coi nhẹ việc Tối ưu hóa quy trình kinh doanh 

Triển khai dự án phần mềm erp là cơ hội tốt để tối ưu quy trình kinh doanh nội bộ.

80 đến 90% quy trình kinh doanh có thể sử dụng những tính năng chuẩn của phần mềm.

Phần còn lại được coi là sự khác biệt (GAP) giữa phần mềm và quy trình kinh doanh thực tế.

Và thường được gọi là những quy trình đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp.

Những đặc thù này cần được xác định làm rõ trong quá trình khảo sát, và cần được phân tích kỹ để quyết định nên tùy biến, phát triển thêm tính năng hoặc sử dụng một giải pháp thay thế hiệu quả.

Doanh nghiệp lưu ý 01 điều rằng:

Không có phần mềm nào đáp ứng được mọi yêu cầu, và cũng không phải yêu cầu nào cũng nhất thiết phải làm trong phần mềm.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh trước khi triển khai phần mềm erp giúp giảm thiểu rủi ro triển khai phần mềm ERP thất bại, bởi vì doanh nghiệp biết họ cần gì ở ERP, và giải pháp ERP nào là phù hợp với họ.

Nếu doanh nghiệp chọn phần mềm ERP mà không biết họ cần gì và quy trình tương lai như thế nào thì khả năng nhà cung cấp phần mềm nếu không có kinh nghiệm sẽ phải chạy theo những yêu cầu của khách hàng. Và bạn biết điều gì xảy ra rồi đấy.

Thiếu chiến lược chuyển đổi dữ liệu

Triển khai phần mềm nghĩa là bạn cần phải thực hiện chuyển đổi dữ liệu.

Dữ liệu được tập hợp từ nhiều nguồn với nhiều biểu mẫu và cấu trúc khác nhau gây ra khó khăn trong quá trình đối chiếu số liệu.

Vì vậy thực hiện chuyển đổi dữ liệu cần có chiến lược chuyển đổi quy định chi tiết, chuyển đổi cái gì, chuyển đổi bằng công cụ nào, thời gian chuyển đổi, các lần thực hiện chuyển đổi và ai chuyển đổi.

Chuyển đổi dữ liệu thành công cần sự phối hợp của 04 nhóm: Người sở hữu dữ liệu bên phía khách hàng, đội nghiệp vụ khách hàng, đội chuyển đổi số liệu khách hàng và đội dự án bên tư vấn.

Tùy biến quá nhiều

Có thể phần mềm ERP có khả năng tùy biến cao, nhưng chớ lạm dụng.

Vì tùy biến là cái bẫy chết người nhưng đủ ngọt ngào và hấp dẫn để khiến bạn dính vào.

Hãy nhớ: chỉ tùy biến khi bạn hiểu tùy biến là gì. Tùy biến có ảnh hưởng tới tương lai không? Và tùy biến thực sự hữu ích?

Doanh nghiệp nên lắng nghe ý kiến của tư vấn và trao đổi kỹ về những ảnh hưởng nếu có để tránh rủi ro cho dự án.

Quá tập trung vào công nghệ nhưng thiếu CON NGƯỜI và QUY TRÌNH

Có 02 kiểu dự án triển khai phần mềm điển hình.

01 kiểu dự án hướng công nghệ và 01 kiểu dự án hướng nghiệp vụ kinh doanh.

Với dự án hướng công nghệ, yếu tố công nghệ được chú trọng nhiều hơn yếu tố con người và quy trình.

Trong khi đó, dự án hướng nghiệp vụ kinh doanh chú trọng vào quản lý thay đổi và quản lý quy trình kinh doanh.

Bạn hãy tự hỏi và tìm câu trả lời cho riêng mình, dự án nào ít rủi ro hơn?

Cuối cùng thì bạn đã biết 07 cách giảm thiểu rủi ro triển khai phần mềm ERP rồi đấy!

Giờ nếu bạn đã bắt đầu triển khai dự án, thì áp dụng ngay 07 cách giảm thiểu rủi ro triển khai phần mềm ERP thôi

Ngô Thanh Hải

Tham khảo thêm bài viết trên Panorama: https://www.panorama-consulting.com/6-ways-to-mitigate-software-implementation-risks/