Áp dụng chuẩn PMI vào quản lý dự án erp

Quản lý dự án ERP khác với quản lý dự án các ngành nghề khác, thậm chí khác với các dự án phát triển phần mềm trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Theo PMI: quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của một dự án cụ thể.

Vì vậy quản lý dự án (Project management) hỗ trợ người quản lý (project manager) làm tốt hơn các công việc mang tính lặp đi lặp lại, tránh bỏ quên việc (tasks) và đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả.

Quản lý dự án erp theo 09 chủ đề kiến thức chuẩn PMI.

Quản lý tích hợp dự án erp (project integration management)

Mục đích đảm bảo sự thống nhất và kết nối giữa các hoạt động, con người trong dự án với nhau.

Quản lý tích hợp dự án là duy trì trạng thái cân bằng tất cả các yếu tố (thời gian, phạm vi, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm, các bên có lợi ích liên quan..). và các giai đoạn của một dự án.

Đây là vai trò chính của người quản lý dự án (project manager).

Nhiều dự án erp được triển khai nhưng project manager không ý thức đầy đủ về quản lý tích hợp và điều phối.

Quản lý phạm vi dự án erp (project scope management)

Erp là phần mềm được phát triển theo cấu trúc modules (các nghiệp vụ chức năng theo phòng ban).

Tùy theo phương pháp luận triển khai khác nhau mà phạm vi dự án có thể là tổng thể (big bang – triển khai tất cả nghiệp vụ cho toàn bộ công ty) hoặc chia giai đoạn (lựa chọn làm trước một công ty và một vài chức năng nghiệp vụ).

Phạm vi dự án hay phạm vi công việc bao giờ cũng cần thống nhất ngay từ đầu giữa hai bên và được thể hiện rõ trong hợp đồng dịch vụ triển khai phần mềm erp.

Tài liệu thiết kế là bản mô tả chi tiết của phạm vi công việc trong hợp đồng và nó có giá trị tham chiếu quan trọng cho việc ký nghiệm thu dự án.

Tất cả những gì không định nghĩa trong phạm vi hợp đồng cần phải đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định nên triển khai ngay hay đợi đến giai đoạn sau.

Thông thường các phát sinh này sẽ được lập thành change request (yêu cầu thay đổi) nếu nó không nằm trong phạm vi hợp đồng ban đầu và sẽ được tính phí dựa trên estiamate công việc thực tế.

Đối với dự án đa quốc gia, xác định phạm vi còn quan trọng hơn nhiều. Bởi nếu không quản lý phạm vi, dự án có thể gặp rất nhiều khó khăn và thách thức, thậm chí thất bại.

Bạn nào đã làm cho các dự án đa quốc gia có thể đã từng nghe qua cụm từ “triển khai cuốn chiếu (roll out) theo mẫu (template) chuẩn của tập đoàn”.

Mẫu (template) ở đây chính là phạm vi dự án chi tiết tới mức cấu hình phần mềm. Điều này để đảm bảo có thể triển khai diện rộng nhanh chóng và các công ty trên toàn thế giới có quy trình và cách làm giống nhau.

Quản lý thời gian dự án erp (project time management)

Phụ thuộc vào quy mô tổ chức và phạm vi dự án, dự án erp có thể mất từ vài tháng đến vài năm để triển khai.

Thông thường thời gian triển khai nhanh hay chậm là phụ thuộc vào phạm vi dự án.

Những dự án có nhiều yêu cầu customizing và nhiều yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi dự án ban đầu sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Và nếu quản lý không tốt có thể dẫn đến thất bại dự án.

Vì vậy để có thể đảm bảo tiến độ triển khai, doanh nghiệp cần khoanh phạm vi dự án và hạn chế tối đa customizing.

Quản lý chi phí dự án erp (project cost management)

Chi phí dự án erp bao gồm: bản quyền, triển khai, bảo trì, customizing và phần cứng, hạ tầng mạng.

Hãy làm rõ các mục chi phí và các chi phí ẩn.

Ngoài ra, đội dự án cũng nên lập ra khoản dự phòng phát sinh tầm 10-20% so với chi phí ban đầu.

Với việc khoanh phạm vi và khoản dự phòng phát sinh, dự án luôn đảm bảo chi phí triển khai trong ngân sách và cũng dễ dàng giải thích với sếp khi chi phí dự án vượt trong khung cho phép.

Quản lý chất lượng dự án erp (project quality management)

Một dự án erp chất lượng được coi là dự án triển khai đúng phạm vi, trong ngân sách, và đúng tiến độ..

Ngoài ra để xác định chất lượng dự án erp, doanh nghiệp phải đưa ra các mục tiêu cụ thể mà dự án erp cần đạt được, lấy đó là thước đo để nghiệm thu dự án sau này.

Tham khảo mục tiêu dự án erp hướng tới là gì.

Quản lý nhân sự dự án erp (project resource management)

Đội ngũ nhân sự dự án erp liên quan đến sự thành bại của dự án.

Đơn vị tư vấn triển khai phần mềm erp cần đảm bảo cử đội ngũ tư vấn có đủ kinh nghiệm, kiến thức (sản phẩm, ngành nghề) và trình độ thực hiện công việc được giao

Doanh nghiệp triển khai erp cần chỉ định các cán bộ chuyên gia về nghiệp vụ (những cá nhân có kiến ​​thức bao quát về doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh), công nghệ thông tin với kinh nghiệm phù hợp cho việc thực hiện dự án, với số lượng và trong thời gian phù hợp để phối hợp với đơn vị tư vấn triển khai hoàn thành công việc đúng thời hạn theo kế hoạch triển khai được đề xuất;

Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện được cam kết của họ đối với dự án và can thiệp cần thiết khi có sự xung đột giữa các thành viên đội dự án hoặc cần đưa ra các quyết định quan trọng mà đội dự án 02 bên không tìm được tiếng nói chung.

Quản lý liên lạc/truyền thông dự án erp (project communication management)

Quản lý truyền thông bao gồm: Thông tin gì? Thông báo cho ai? Bằng phương tiện gì?

Quản lý dự án có thể lập ma trận truyền thông đơn giản dựa trên gợi ý bên trên ở mỗi giai đoạn triển khai dự án để đảm bảo truyền thông đúng, trúng người/thời điểm.

Quản lý truyền thông cần lưu ý đến cả truyền thông nội bộ đội dự án và truyền thông với đối tác và những người có liên quan.

Mức độ truyền thông/tương tác trong và ngoài đội dự án càng cao, dự án càng hiệu quả.

Quản lý rủi ro dự án erp (project risk management)

Có rất nhiều bằng chứng thực nghiệm về những rủi ro liên quan đến việc triển khai ERP.

Việc triển khai ERP liên quan đến quá trình chuyển đổi của một tổ chức.

Phạm vi ảnh hưởng của dự án là rất rộng, tác động đến mô hình quản lý, cấu trúc tổ chức, quy trình kinh doanh, văn hóa và con người của doanh nghiệp.

Chuyển đổi/thay đổi đồng nghĩa với rủi ro.

Rủi ro nếu không được xác định và đánh giá đầy đủ sẽ dẫn tới tốn kém thời gian và tiền bạc.

Tham khảo 7 rủi ro triển khai dự án erp

Quản lý mua hàng dự án erp – lựa chọn đánh giá nhà cung cấp (project procurement management)

Tham khảo kiến thức cơ bản “12 bước triển khai phần mềm erp cho doanh nghiệp Việt Nam“

Những thứ chuẩn PMI không đề cập khi triển khai dự án erp

Phần mềm erp nào tốt nhất và triển khai erp như thế nào?

Tham khảo Kiến thức cơ bản về erp là gì, triển khai như thế nào?  và  Phần mềm erp tốt nhất

Đào tạo hướng dẫn người dùng

Đào tạo hướng dẫn người dùng là đặc thù đối với các dự án triển khai theo mô hình erp on-premise.

Đào tạo hướng dẫn sử dụng không chỉ diễn ra trong thời gian triển khai dự án mà còn diễn ra sau khi dự án triển khai thành công.

Một số nguyên nhân có thể kể ra như: nhân viên mới tham gia hệ thống không nhận sự hỗ trợ đào tạo từ nhân viên cũ; thay đổi/nâng cấp hệ thống; thêm chức năng mới…

Các dự án lớn đa quốc gia còn có bộ phận chuyên trách về đào tạo và có kế hoạch đào tạo hàng năm.

Tổng kết rút kinh nghiệm dự án erp

Tổng kết dự án erp có cần thiết không khi mỗi dự án là duy nhất (unique)

Dù dự án là duy nhất nhưng như đã nói các công việc của dự án có tính chất lặp lại giống nhau và mỗi một sự kiện trong dự án đều là kinh nghiệm quý báu có thể kế thừa cho các dự án về sau, vì vậy đơn vị tư vấn triển khai và doanh nghiệp triển khai cần tổng kết đánh giá kết quả triển khai ngay sau khi thực hiện xong dự án.