Chọn KPI như thế nào cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn

KPI không chỉ là con số. KPI còn kể một câu chuyện doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả như thế nào

KPI là gì?

KPI là chỉ số định lượng có thể theo dõi, đo lường hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa trên các mục tiêu kinh doanh chính của doanh nghiệp

KPI tổng quát tập trung vào hiệu quả hoạt động của công ty. Trong khi KPI chi tiết có thể tiến hành tại bộ phận, phòng ban hướng tới quy trình, hiệu suất làm việc và sản phẩm.

Một quy tắc cơ bản mà nhiều doanh nghiệp áp dụng KPI không biết đó là

Trong 01 công ty không nên có nhiều hơn 10 KPI

Quá nhiều KPI sẽ làm mở đi những gì quan trọng nhất đối với một công ty, tổ chức

Có nhiều loại KPI.

Bộ phận kế toán có thể quan tâm đến chỉ số tài chính như “tỉ lệ tăng trưởng doanh thu”, “biên lợi nhuận thuần”. Trong khi, phòng kinh doanh tập trung vào “sự thỏa mãn của khách hàng” hoặc “tỉ lệ khách hàng rời đi – customer churn rate”. Với nhân sự, thì chỉ số “chi phí tuyển dụng”, “thời gian tuyển dụng”, “Tỉ lệ bỏ việc”, “Tỉ lệ duy trì công việc”…là các chỉ số quan trọng.

Tại sao KPI quan trọng đối với doanh nghiệp?

Doanh nghiệp thiết lập KPI để theo dõi các chỉ số quan trọng nhất trong kinh doanh và biết liệu họ có đạt được mục tiêu kinh doanh hay không.

Mỗi chỉ số KPI đều có ý nghĩa đặc biệt và khi được phân tích cùng các chỉ số KPI khác, chúng cung cấp cho nhà điều hoành doanh nghiệp một bức tranh tổng thể và sâu về mọi mặt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  05 lý do giúp bạn hiểu tại sao KPI quan trọng.

Theo dõi tình trạng sức khỏe của một doanh nghiệp

KPI có thể được nhóm theo cơ cấu tổ chức, cơ cấu hoạt động, theo bộ phận/phòng ban, theo  quy trình nghiệp vụ kinh doanh, theo mức độ tăng trưởng/phát triển, theo con số cao nhất và thấp nhất.

Đo lường tiến trình đạt mục tiêu kinh doanh

KPI đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu kinh doanh chính của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu kinh doanh của 1 công ty là tăng 20% doanh thu bán hàng hàng năm, thì những chỉ số như “tỉ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng hàng tháng” và “số đơn đặt hàng mỗi tháng” sẽ giúp doanh nghiệp biết họ đang ở đâu, cần làm gì để đạt được mục tiêu ban đầu.

Cơ sở để điều chỉnh mục tiêu

Trước khi triển khai KPI, doanh nghiệp cần phải thiết lập mục tiêu kinh doanh. Tuy nhiên, do nhiều lý do, tình hình thị trưởng thay đổi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mục tiêu. Để điều chỉnh phù hợp nhu cầu thị trường, doanh nghiệp phải theo dõi chỉ số KPI thường xuyên, thậm chí theo ngày. Như ậy họ mới có thể nhận diện được các mục tiêu không thực tế hoặc không còn phù hợp với giai đoạn phát triển của công ty nữa. Những thông tin quan trọng KPI cung cấp giúp nhà quản lý điều hành có dữ liệu và cơ hội để điều chỉnh lại kế hoạch và thực hiện tốt hơn. .

Nhận ra vấn đề để giải quyết

Phân tích KPI có thể phát hiện ra các vấn đề bị bỏ sót. Ví dụ về chỉ số KPI của bộ phận marketing KPI. “tỉ lệ rời trang” cao có thể do đường link website không truy cập được hoặc không có thông tin người dùng tìm kiếm. Hoặc “tỉ lệ người dùng mới mỗi ngày” cao có thể là nguyên nhân dẫn đến tốc độ tải trang lâu và truy cập trang web chậm.

Phân tích mẫu chung

Khi triển khai KPIs qua vài tháng, có thể xuất hiện các xu hướng và các mẫu hành động lặp lại giúp cho người quản lý dễ dàng ra quyết định. Ví dụ, nếu doanh số một sản phẩm không tăng, có thể vấn đề do marketing chưa thực hiện tốt. Hoặc nếu tỉ lệ hoàn trả hàng quá cao thì có thể là hàng lỗi trong quá trình sản xuất quá nhiều.

Cải thiện hiệu suất quy trình kinh donah

Nhờ KPI, doanh nghiệp có thể phát hiện ra nút cổ chai và phân bổ nguồn lực cải thiện hoạt động đang tắc nghẽn. Ví dụ, KPI đo lường khách phải chờ 05 ngày mới có hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xem xét các khoản đầu tư thêm nhân sự hoặc công nghệ để giảm thời gian mua hàng, lưu kho và giao hàng.

Các yếu tố để nhận biết KPI tốt cho doanh nghiệp

Chọn KPI như thế nào và chọn đúng KPI giúp doanh nghiệp đánh giá liệu họ có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu kinh doanh không? Nhưng như thế nào là 01 KPI tốt? Đặc điểm của KPI tốt là gì

KPI song hành với mục tiêu kinh doanh

01 KPI tốt phải phản ánh mục tiêu kinh doanh. Nếu mục tiêu là tăng doanh thu thương mại điện tử lên 30% thì công ty có thể chọn những chỉ số để đo lượng “giá trị đơn hàng trung bình”, “tỉ lệ chuyển đổi” và “tỉ lệ rớt giỏ hàng”.  KPI cũng cần song hành với mục tiêu của phòng ban, đội nhóm và cá nhân. Nếu phòng mua hàng muốn cải thiện hoạt động quản lý kho, thì KPI hiệu quả nhất là “số vòng quay hàng tồn kho – inventory turnover rate” và “tỉ lệ đơn hàng hoàn hảo – perfect order rate”.

Song hành với các giai đoạn tăng trưởng

KPI tốt cũng cần song hành với các giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Ví dụ, đối với các công ty khởi nghiệp – startup, các chỉ số cần tập trung “mức độ phản hồi của khách hàng” và “kiểm định mô hình kinh doanh – business model validation”.

Với các công ty trưởng thành rồi thì các chỉ số KPI quan trọng có thể là “doanh thu định kỳ – recurring revenue”, “tỉ lệ khách hàng duy trì” và “chi phí cần chi trả để thuyết phục khách hàng tiềm năng thực hiện các hành động chuyển đổi thành công – cost per acquisition”

KPI có khả năng đạt được và khả thi

KPI tốt cần đo lường mục tiêu khả thi hơn là những mục tiêu không hiện thực. Để có mục tiêu khả thi, doanh nghiệp cần dữ liệu sẵn sàng, dễ truy cập, tin cậy cao.

KPI tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất

Liệu KPI có tập trung vào những điều quan trọng nhất của doanh nghiệp hay chỉ hướng đến KPI mang tính bề nổi, ít mang lại giá trị và không mang tính hành động?

KPI tốt mang lại giá trị, chỉ ra xu hướng và cung cấp thông tin ra quyết định cho các bước tiếp theo.

Định lượng và đo lường được

Good KPIs are easy to measure, based on clear, trackable goals. They can be expressed as ratios, percentages or rates. Analytics and reporting tools, such as dashboards, help centralize KPIs so a business and its teams can see at a glance where they stand, where they need to go, why something happened, and whether any corrective strategies are needed.

KPI hướng tới hành động

KPI hướng đến hành động chỉ ra các nhiệm vụ cụ thể có thể đo lường và dẫn dắt doanh nghiệp đạt được mục tiêu.

Không có mục tiêu, KPI chỉ là con số chứ không phải chỉ số.

KPI cung cấp thông tin để ra quyết định, tiết lộ xu hướng có ảnh hưởng đến các chiến lược tương lai của doanh nghiệp.

Chọn KPI như thế nào để song hành với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Trước khi chọn KPI, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu kinh doanh tổng thể.

Mỗi một loại hình doanh nghiệp có mục tiêu kinh doanh khác nhau.

Khi thiết lập được mục tiêu, người điều hành doanh nghiệp có thể lựa chọn và theo dõi tiến trình để đạt được mục tiêu đó.

Chọn KPI nào quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn.

Điều gì làm cho KPI trở thành chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp?

Điều này phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp của bạn.

06 câu hỏi để biết KPI nào quan trọng với bạn

Mục tiêu kinh doanh của bạn là gì?

KPI cần song hành với mục tiêu kinh doanh để biết được ạn muốn đạt được điều gì ngay từ điểm bắt đầu.

Quy tắc phổ biến các doanh nghiệp thành công thường áp dụng: 3-5 mục tiêu kinh doanh trong vòng 12 tháng.

Làm thế nào để bạn đo lường được mục tiêu kinh doanh? 

KPI để theo dõi tiến trình, vì vậy mục tiêu kinh doanh phải cụ thể và định lượng được.

Ví dụ: “giảm 15% chi phí để có được 1 khách hàng mới” là mục tiêu đo được nhưng “giảm chi phí có một khách hàng mới” thì chung chung và không đo được.

Chỉ số KPI bề mặt không mang lại nhiều lợi ích thực sự là gì?

Chỉ số KPI không mang lại nhiều lợi ích thực sự thường mang lại cho bạn và doanh nghiệp cảm giác thành công.

Ví dụ: “số lượt tải ứng dụng” hoặc “số người dùng đăng ký website” hoặc “số lượt theo dõi trang trên các mạng xã hội”.

Chỉ số KPI bề mặt kiểu này thường làm cho doanh nghiệp lạc lối. Lại lấy chỉ số “số lượt tải ứng dụng” làm ví dụ. Số lượt tải cao có thể là do chiến dịch marketing đang chạy mang lại mà không phải là số lượng người dùng thường xuyên hoặc phổ biến. Và chưa chắc những người dùng tải ứng dụng về đã chắc chắn trở thành khách hàng trả tiền. .

Chỉ số KPI quan trọng có thực sự quan trọng?

Câu trả lời là khác nhau tùy từng doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, phòng nghiệp vụ và các yếu tố khác.

KPI hiệu quả nhất phải định lượng được, phải là KPI hướng đến hành động cụ thể và song hành với mục tiêu kinh doanh và giai đoạn tăng trưởng.

Một số KPI phổ biến và quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề và kích cỡ là “tỉ lệ tăng trưởng doanh thu”, “biên lợi nhuận” , “dòng tiền”, “tỉ lệ nghỉ việc” và “chi phí để có 1 khách hàng mới”.

Chỉ số dẫn dắt (leading) và chỉ số chậm (lagging)?

KPI được chia làm 2 nhóm chính.

Chỉ số KPI dẫn dắt/dự báo sớm – leading indicators:

Chỉ số KPI dẫn sắt là chỉ số dự báo những gì có thể xảy ra trong tương lai. Ví dụ: việc tăng quy mô hợp đồng hoặc số lượng nhân viên tăng lên có thể dự báo sự tăng trưởng doanh thu.

Chỉ số KPI dẫn dắt cung cấp thông tin, dự báo để doanh nghiệp có cơ hội chuẩn bị và điều chỉnh mục tiêu chiến lược nếu cần.

Chỉ số KPI chậm/đi sau xu hướng – lagging indicators: 

Chỉ số KPI chậm/đi sau xu hướng là chỉ số phản ánh kết quả đã xảy ra. Doanh thu thực hiện hàng tháng và tỉ lệ nghỉ việc là những ví dụ.

Chỉ số KPI chậm làm sáng tỏ các xu hướng, giúp doanh nghiệp đánh giá được tiến trình hành động và những ảnh hưởng đến quyết định trong tương lai.

Xu hướng nào doanh nghiệp có thể tận dụng? 

Qua thời gian, KPI làm sáng tỏ xu hướng và chỉ rõ doanh nghiệp đang đạt được mục tiêu kinh donah ở mức nào và liệu họ có cần điểu chỉnh mục tiêu chiến lược kinh doanh.

Ví dụ: Nếu doanh số bán hàng tăng 3 quý liên tiếp, công ty có thể đưa ra quyết định bán kèm thêm sản phẩm vào quý sau.

KPI theo dõi tiến trình và trả lời câu hỏi liệu doanh nghiệp có đạt được mục tiêu kinh doanh chiến lược hay không?

KPI được theo dõi chi tiết trên các dashboard được thiết kế riêng có thể cung cấp thông tin cho người ra quyết định bằng cách làm rõ các điểm mạn và những khu vực sẽ được lợi từ sự cải thiện.

Cho dù là KPI dẫn dắt, KPI chậm hay KPI tốt cũng cần dễ hiểu, cân bằng nhu cầu ngắn hạn cũng như dài hạn và có thể đo được vào báo cáo kịp thời.

Tóm lại, KPI cần song hành với mục tiêu kinh doanh và nên giới hạn số lượng KPI dưới 10 để tập trung vào những ưu tiên cao nhất của doanh nghiệp.

Các câu hỏi thường gặp về chọn KPI như thế nào – FAQs

Làm thế nào để chọn KPI tốt?

Mỗi một doanh nghiệp có KPI riêng của mình. Chìa khóa là chọn một vài KPI, dưới 10 và không quá nhiều, đặc biệt là phải song hành với mục tiêu kinh doanh chiến lược.

Bộ KPI tốt sẽ phản hành mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và làm rõ bức tranh sức khỏe tổng thể của doanh nghiệp. Chúng cũng giúp đội nhóm và nhân viên tập trung và đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên dữ liệu tin cậy

KPI được xác định như thế nào?

KPI dựa trên mục tiêu kinh doanh chiến lược và song hành với giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp.

Theo định nghĩa cơ bản, KPI phải định lượng và đo lường được. Vì vậy KPI phải phù hợp để giúp doanh nghiệp tiến lên phía trước cũng như phát hiện ra những vấn đề tiềm tàng.

Có những KPI chính nào?

Một số KPI phổ biến và quan trọng đối với hầu hết doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề và kích cỡ là “tỉ lệ tăng trưởng doanh thu”, “biên lợi nhuận” , “dòng tiền”, “tỉ lệ nghỉ việc” và “chi phí để có 1 khách hàng mới”.

Làm thế nào để bạn thiết lập KPI?

Định nghĩa mục tiêu kinh doanh chiến lược trước khi chọn KPI.

Nếu không, bạn sẽ lãng phí thời gian, tiền và nguồn lực vào những thứ không song hành với mục tiêu kinh doanh.

KPI phải là KPI hướng tới hành động cụ thể. Tức là KPI phải chỉ ra các công việc/nhiệm vụ có thể đo lường và giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh và hỗ trợ việc ra quyết định.

Netsuite erp có sẵn bộ KPI dựng sẵn, giúp doanh nghiệp không phải suy nghĩ về KPI và dễ dàng đạt mục tiêu kinh doanh.

Nguồn: Marc Holliday | Senior Product Marketing Manager Oracle Netsuite