Mục lục nội dung
05 chỉ số kinh doanh chủ doanh nghiệp SME cần lưu ý
Khi Dách bắt đầu khởi nghiệp. Anh ấy bắt đầu với một ý tưởng mơ hồ về một dịch vụ mà khách hàng nơi anh đang sinh sống quan tâm.
Dách đào sâu ý tưởng của mình.
Anh nghiên cứu thông tin, tìm kiếm khoản đầu tư, thành lập ban điều hành.
Doanh nghiệp nhỏ của anh ấy vận hành và phát triển.
Cuối cùng Dách cũng đạt được giấc mơ trở thành một doanh nhân.
05 năm sau…
Doanh nghiệp của anh ấy không tạo ra lợi nhuận.
Anh phải bán tài sản của mình để trả nợ.
Sự việc chưa dừng lại ở đó.
Dách cuối cùng phải đóng cửa doanh nghiệp và phải nói lời tạm biệt với giấc mơ mà anh ấy đã rất vất vả xây dựng.
Điều gì đang xảy ra?
Anh ấy đã rất nhiệt tình?
Anh ấy đã rất chăm chỉ?
Anh ấy đã bỏ ra rất nhiều thời gian và công sức?
Chẳng liên quan đến những việc đó. Cũng chẳng phải do khủng hoảng kinh tế.
Những doanh nhân khao khát như Dách bắt đầu kinh doanh vì nhiều lý do.
Nhưng mục tiêu của mọi doanh nghiệp đều giống nhau.
Kinh doanh là tạo ra lợi nhuận bằng cách cung cấp sản phẩm/dịch vụ thị trường cần.
Hầu hết doanh nghiệp thất bại vì không đạt được mục tiêu.
Điều này thường xuyên xảy ra khi một chủ doanh nghiệp không để ý kiểm tra sức khỏe tài chính của doanh nghiệp thường xuyên.
Nhiều chủ doanh nghiệp khác thì ý thức hơn và có để ý kiểm tra nhưng số liệu lỗi thời, không đáng tin cậy.
Do vậy họ đưa ra những quyết định sai lầm.
Doanh nghiệp của họ đi chệch hướng và đến bờ vực phá sản.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn có thể tránh khỏi số phận nghiệt ngã như Dách bằng cách chú ý đến các chỉ số kinh doanh quan trọng
Bằng việc phân tích dữ liệu đã được lọc và xác thực, bạn có thể biết tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Từ đó định hướng các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Theo dõi chỉ số kinh doanh thường xuyên giống như việc bạn đứng trước gương, chỉnh trang lại từ đầu đến chân trước khi đi dự một bữa tiệc quan trọng nơi có rất nhiều khách hàng tiềm năng của bạn đang đợi bạn ở đó vậy.
05 chỉ số kinh doanh chủ doanh nghiệp cần quan tâm
Không có cách tiếp cận nào phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Ví dụ nếu bạn kinh doanh online, bạn cần biết có bao nhiêu khách hàng ghé thăm trang web của bạn, tỉ lệ chuyển đổi khách hàng như thế nào?
Nếu bạn kinh doanh khóa học trực tuyến, bạn cần theo dõi tỉ lệ đăng ký, tỉ lệ hủy đăng ký, doanh thu hàng tháng, giá trị trọn đời của khách hàng, chi phí marketing để có một khách hàng, vân vân.
Tuy vậy 05 chỉ số kinh doanh sau rất phổ biến và bạn nên sử dụng để theo dõi sức khỏe doanh nghiệp.
Bằng cách xác định, đánh giá, và hiểu được ý nghĩa của từng chỉ số, bạn có thể giúp doanh nghiệp của bạn nhận ra những tiềm năng kinh doanh.
- Dòng tiền: Bao nhiêu tiền vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng/ngân quỹ của bạn
- Doanh thu bán hàng: Bao nhiêu hợp đồng mà đội bán hàng của bạn mang về?
- Lợi nhuận biên: Ban nhiêu lợi nhuận tạo ra?
- Duy trì lòng trung thành khách hàng: Liệu khách hàng có thích bạn không? Họ có phải là khách hàng thường xuyên?
- Giá trị vòng đời của khách hàng, và chi phí để có một khách hàng? Mỗi khách hàng đem lại cho bạn bao nhiêu tiền? Mất bao nhiêu tiền để bạn có một khách hàng?
05 chỉ số kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả
1. Dòng tiền
Dòng tiền nói cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền ra hoặc vào trong một thời điểm.
Khi bạn chi tiền, số sách sẽ ghi GIẢM (ÂM). Khi bạn thu tiền, sổ sách ghi TĂNG (DƯƠNG). Dòng tiền là chỉ số phân tích sức khỏe doanh nghiệp, nhưng khác với lợi nhuận.
Dòng tiền chỉ cho bạn biết bạn có bao nhiêu tiền để chi trả các chi phí như chi phí hoạt động, mua hàng, lương và nợ.
Bạn nên xem báo cáo dòng tiền hàng tuần, hàng tháng. Ít nhất là hàng quý. Nếu không, bạn có thể chi tiêu quá đà và không thể chi trả cho các chi phí trong tương lai.
Bạn có thể theo dõi dòng tiền, thông qua việc sử dụng phần mềm loại có thể kiết xuất ra báo cáo dạng dashboard, như ví dụ dưới đây:
Trong báo cáo này, bạn có thể thấy DÒNG TIỀN THUẦN (số tiền thuần) được hiển thị bằng đường màu vàng, cùng với DÒNG TIỀN VÀO (Dương) và DÒNG TIỀN RA (Âm) trong một khoảng thời gian xác định.
Báo cáo hiển thị chi tiết các giao dịch tiền vào và tiền ra.
Khi Quy trình được tự động hóa, Báo cáo dòng tiền giúp bạn theo dõi và quản lý chi phí kinh doanh và chỉ ra điều gì đang làm cho DÒNG TIỀN TĂNG hoặc GIẢM.
Với dữ liệu này, bạn có thể thực hiện được những điều chỉnh kinh doanh kịp thời.
Báo cáo dạng biểu đồ này là báo cáo trực quan.
Cách thể hiện dữ liệu trên báo cáo giúp chủ doanh nghiệp dễ nhìn, dễ hiểu mà không hoa mắt, chóng mặt như khi nhìn vào báo cáo tài chính mỗi cuối quý hoặc cuối năm bằng các bảng tính excel nhằng nhịt những con số.
2. Doanh thu bán hàng
Đội nhóm bán hàng của bạn có mang tiền về đủ nhanh để trang trải chi phí và đáp ứng các mục tiêu dài hạn?
Bước đầu tiên để trả lời câu hỏi này, bạn cần biết số liệu doanh thu bán hàng.
Đây là khoản thu từ việc bạn bán hàng hóa/dịch vụ cho khách hàng đã trừ đi khoản giảm trừ doanh thu do hàng trả lại hoặc hàng chưa giao cho khách. Từ dữ liệu này bạn có thể biết doanh nghiệp vận hành có tốt hay không?
Bạn cần phân tích doanh thu bán hàng của bạn trên cơ sở tuần, tháng, quý, năm.
Sự dao động doanh thu hàng tháng không phải là điều tồi tệ.
Nhận dạng tháng bán hàng bận rộn và tháng bán hàng chậm thông qua theo dõi doanh số bán hàng giúp bạn phát triển những chiến lược phù hợp cho từng tháng hoặc từng mùa.
Nó cũng giúp bạn lập kế hoạch dòng tiền để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn đủ tiền để trang trải chi phí những tháng bán hàng chậm.
Ngoài ra, theo dõi doanh thu bán hàng hàng năm cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh và cho phép bạn đánh giá hiệu suất kinh doanh cả năm. Điều này giúp bạn liết lập mục tiêu/kế hoạch cho những năm tiếp theo.
Với dashboard doanh thu hoặc dashboard phân tích bán hàng, bạn có thể biết bạn tạo ra bao nhiêu tiền mỗi tháng.
Bạn cũng có thể biết những nhân viên suất sắc nhất, khách hàng lớn nhất, tỉ tệ tăng trưởng doanh thu, nguồn vốn lưu động, và tỉ lệ các cơ hội giành được.
Bạn cũng có thể tạo ra dữ liệu phức tạp hơn như Hệ số vòng quay tổng tài sản, Tỷ suất sinh lợi trên doanh thu thuần, Tỷ suất sinh lời trên tài sản
Thông qua những chỉ số này, bạn có thể so sánh hiệu suất công ty bạn với các công ty khác trong cùng ngành nghề tại địa phương và hiểu được liệu bạn có thể tồn tại cùng với sự cạnh tranh từ họ không.
3. Biên lợi nhuận gộp và ròng.
Như là một chỉ số chính của sức khỏe doanh nghiệp. Cả biên lợi nhuận ròng và gộp là những chỉ số đo lường phản ánh khả năng sinh lợi trên 1 đồng doanh số
Biên lợi nhuận gộp phản ánh bằng tỉ lệ doanh thu trên chi phí sản xuất. Từ dữ liệu này bạn có thể biết mỗi một đồng đô la bạn tiêu cho sản xuất có giá trị bao nhiêu. Biên lợi nhuận gộp được tính bằng công thức sau
Biên lợi nhuận gộp = [(Doanh thu – Giá vốn hàng bán)/Doanh thu] x 100
Công thức tính lợi nhuận biên này không bao gồm các chi phí khác như chi phí hoạt động, thuế, khấu hao, lãi suất, hoặc khoản chi phí bất thường khác. Đây cũng là lý do tại sao bạn cần biên lợi nhuận thuần.
Để có được biên lợi nhuận thuần, bạn phải tính doanh thu hoạt động, hay còn được gọi lại lợi nhuận trước lãi suất, thuế. Công thức tính doanh thu hoạt động
Doanh thu hoạt động = (Doanh thu – Giá vốn hàng bán) – Chi phí hoạt động
Và .
Biên lợi nhuận thuần = [(Doanh thu hoạt động – lãi suất, thuế)/Doanh thu] x 100
Cả 02 chỉ số này đều phản ánh tình hình hoạt động doanh nghiệp. Biên lợi nhuận gộp phản ánh chi phí sản xuất có cao hơn so với tỉ lệ bạn nhận được.
Dựa vào đó, bạn có thể biết là bạn nên làm việc với nhà cung cấp hiện tại hay tìm nhà cung cấp mới. Hoặc bạn có thể tăng giá hoặc giảm giá bán do chi phí sản xuất tăng hoặc giảm.
Mặt khác, biên lợi nhuận thuần cung cấp thước đo lợi nhuận chính xác.
Bạn nên nhớ rằng bán hàng nhiều không có nghĩa là lợi nhuận nhiều.
Bởi bạn có thể phải trả thuế hoặc các chi phí khác nhiều hơn.
Là chỉ số đo lường sức khỏe doanh nghiệp tổng thể nhất, lợi nhuân biên thuần cần phải dương (lớn hơn 0)
Vậy Biên lợi nhuận thuần bao nhiêu thì lý tưởng?
Là một chủ doanh nghiệp, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ lợi nhuận để trả cho chính bạn. Bạn cần biên lợi nhuận thuần khoảng 15% là tốt nhất.
Với báo cáo này, bạn có thể theo dõi và truy cập lợi nhuận thuần của bạn trong một khoảng thời gian với vài cú click chuột.
4. Duy trì sự trung thành của khách hàng.
Doanh nghiệp của bạn đã thu hút đúng đối tượng khách hàng?
Khách hàng của bạn có quay trở lại để mua hàng?
Họ có giới thiệu khách hàng mới đến cho bạn?
Một khách hàng trung bình tiêu bao nhiêu tiền cho sản phẩm/dịch vụ của bạn?
Trả lời những câu hỏi này để biết liệu khách hàng có trung thành với doanh nghiệp của bạn không và làm sao để duy trì lòng trung thành của họ.
Cho dù chỉ số này khó theo dõi, đặc biệt là trong ngành bán lẻ. Tuy nhiên có một vài cách để bạn đo sự trung thành của khách hàng.
Bạn có thể làm khảo sát, nhận phản hồi, hoặc nghiên cứu phân tích hành vi mua hàng.
Cho dù rất vất vả để có được thông tin, những giá trị nó mang lại rất đáng để bạn đầu tư thời gian và công sức.
Các chuyên gia đồng ý rằng, chỉ cần cải thiện 05% mối quan hệ với khác hàng cũng có thể giúp bạn tăng lợi nhuận lên 100% tùy thuộc vào ngành nghề khác nhau.
Báo cáo khách hàng trung thành giúp bạn theo dõi và truy cập các thông tin cần thiết để đánh giá sự trung thành của khách hàng và giúp bạn xây dựng chiến lược quảng cáo và marketing phù hợp với mong muốn và yêu cầu của khách hàng.
5. Giá trị trọn đời khách hàng (CLV), và chi phí để thu hút khách hàng (CAC)
Cùng với duy trì khách hàng trung thành, bạn cũng nên theo dõi mỗi khách hàng đem lại cho bạn bao nhiêu tiền cũng như bạn mất bao nhiêu tiên để có một khách hàng mới. Chỉ số CLV và CAC giúp bạn tăng lợi nhuận và tăng trưởng.
Giá trị trọn đời khách hàng (CLV) = Giá trị GD mỗi KH X Số lần GD mỗi năm X Số năm
Giả sử dịch vụ của bạn thu phí theo tháng, có giá $20 một tháng, mỗi khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ trong vòng 10 năm. Số lần sử dụng dịch vụ là 12 lần một năm.
Giá trị trọn đời khách hàng (CLV) = 20 X 12 X 10 = 2400 USD.
Biết được CLV, bạn sẽ biết được bạn sẽ sẵn sáng bỏ ra bao nhiêu tiền để có khách hàng mới và duy trì họ tiếp tục ở lại với dịch vụ của bạn.
Gần với CLV là CAC. CAC tổng tiền bạn bỏ ra để thu hút một khách hàng và duy trì họ trong một khoảng thời gian xác định. Tỉ lệ lý tưởng là CAC không được cao hơn 1/3 CLV. So sánh CAC với CLV theo thời gian sẽ chỉ cho bạn biết khi nào là thời điểm tốt nhất để có một khách hàng mới và khi nào thì họ sẽ rời bỏ bạn
Báo cáo chỉ số kinh doanh SAP Business One
Tóm lại, theo dõi chỉ số kinh doanh SAP Business One giúp bạn:
- Biết được bạn có bao nhiêu tiền để trang trải chi phí?
- Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng lợi thế cạnh tranh
- Đánh giá những chiến lược bán hàng và quảng cáo hiệu quả;
- Đanh giá sức khỏe doanh nghiệp theo các tiêu chí lợi nhuận trong ngắn và dài hạn;
- Biết được liệu bạn có tiêu tiền hiệu quả trong sản xuất;
- Nhân ra các khu vực cần cải thiện;
Bất kỳ chủ doanh nghiệp nào với sự nhạy cảm kinh doanh cũng đều muốn biết được những thông tin như vậy.
Nhưng theo dõi các chỉ số này tốn nhiều thời gian.
Công việc càng phức tạp hơn nếu không có công cụ hỗ trợ, hoặc lựa chọn công cụ sai.
Điều tuyệt vời là rất nhiều doanh nghiệp ngày nay đều ý thức được phải cải tiến công nghệ và mong muốn có một công cụ quản lý tất cả trong một.
Báo cáo kinh doanh trực tuyến với thông tin có thể truy cập tức thời cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh và rõ ràng về doanh nghiệp của bạn.
Không phải báo cáo kinh doanh nào cũng sẵn có. Vì vậy để có được báo cáo theo mong muốn, bạn cần làm việc với nhà cung cấp phần mềm ERP và yêu cầu họ trả lời nhưng câu hỏi sau:
- Liệu báo cáo có cung cấp cái nhìn trực quan về các chỉ số kinh doanh? Bên cạnh tính năng, giao diện biểu đồ, báo cáo nên cung cấp cho bạn thông tin phân tích tức thời, cảnh báo các vấn đề tiềm ẩn rủi ro như âm tiền hoặc doanh thu thấp.
- Liệu có thể tùy biến báo cáo? Mỗi ngành công nghiệp khác nhau có cách phân tích khác nhau, một báo cáo tốt nên cung cấp cho chủ doanh nghiep các lựa chọn để họ tùy biến theo nhu cầu riêng của họ.
- Báo cáo có phản ánh vấn đề cơ bản.
- Giao diện có thân thiện, dễ sử dụng không? Báo cáo phải thân thiện để người dùng không gặp vấn đề trong khi sử dụng. Lý tưởng là bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng có thể làm mà không cần hỗ trợ.
- Truy cập thông tin có nhanh không? Không mất quá 08 hoặc 10 giây để mở một báo cáo? Quá nhiều dữ liệu trên một màn hình có thể làm chậm tốc độ.
Với ví dụ này, bạn có thể thấy phần báo cáo SAP Business One Dashboard hiển thị những chỉ số phân tích kinh doanh chỉ trên 01 trang.
SAP Business One có sẵn nhiều dashboard phân tích các chỉ số kinh doanh khác nhau.
Tuy nhiên nếu muốn bạn có thể tùy biến theo nhu cầu của bạn.
Dashboard trình bày dữ liệu một cách trực quan qua biểu đổ, đồ thị giúp lãnh đạo hiểu tình hình doanh nghiệp trong tích tắc và vì vậy giúp họ đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
Tác giả Erwan Philippe
Erwan Philippe phụ trách SAP Business One Asia Pacific Japan và Trung Quốc. Làm việc tại khu vực APJ hơn 15 năm với hơn 13 năm trong lĩnh vực IT, và giữ nhiều vị trí chủ chốt khác nhau trong các tập đoàn IT lớn như Acumatica, Microsoft và SAP.
Dịch bởi Ngô Thanh Hải