A. Phần mềm cloud erp là gì?

Là phần mềm erp được cung cấp trên cloud (hạ tầng, nền tảng và dịch vụ đám mây)

B. Lợi ích phần mềm cloud erp

1. Chi phí đầu tư ban đầu thấp
2. Không cần hoặc không quá phụ thuộc vào nhân sự IT vận hành hệ thống
3. Giảm số lượng bản quyền người dùng khi không có nhu cầu để tiết kiệm chi phí vận hành.

C. Cloud erp phù hợp doanh nghiệp nào?

1. Doanh nghiệp muốn dùng chức năng chuẩn ERP để thừa hưởng quy trình chuẩn theo ngành nghề
2. Doanh nghiệp thương mai.
3. Công ty nước ngoài có văn phòng đại diện, chi nhánh ở Việt Nam
4. Công ty khởi nghiệp – startup mô hình tinh gọn
5. Các công ty tăng trưởng nhanh cần công cụ để mở rộng phát triển kinh doanh
6. Các công ty có nhiều công ty, chi nhánh ở nước ngoài.
7. Tập đoàn mô hình holding cần kiểm soát hoạt động kinh doanh và tài chính trên toàn hệ sinh thái.
8. Tập đoàn mô hình group có nhiều công ty con cần hợp nhất báo cáo tài chính.
9. Doanh nghiệp với đội ngũ nhân sự đã từng triển khai erp, có năng lực tự học hỏi, nắm bắt nhanh.
10. Doanh nghiệp có lượng người sử dụng lớn và thường xuyên biến động

D. So sánh cloud erp với On-premise truyền thống

STT	Loại chi phí	On-premise ERP	Cloud ERP	Ghi chú
1	Chi phí bản quyền	Theo user, trả 01 lần, sử dụng vĩnh viễn Không thể trả lại	Theo user, Trả theo tháng. Có thể trả lại/giảm users để tiết kiệm chi phí
2	Chi phí bảo trì hàng năm	Tính phí	Không tính phí
3	Chi phí triển khai	Liên hệ NCC	Liên hệ NCC	Xem thêm mục F
4	Thời gian triển khai	Dài	Ngắn	Xem thêm mục F
5	Đầu tư phần cứng ban đầu	Có	Không
6	Khả năng tùy biến	Cao	Thấp
7	Bảo mật thông tin phần mềm	Tùy thuộc vào con người và đối tác	Cao	Xem thêm mục E
8	Tính dễ sử dụng	Khó	Dễ

E. Bảo mật dữ liệu cloud erp

Bảo mật dữ liệu là lo lắng lớn nhất khi doanh nghiệp quyết định triển khai phần mềm cloud erp

Liệu triển khai phần mềm cloud erp , dữ liệu doanh nghiệp sẽ bị lấy cắp dễ dàng?

Khi doanh nghiệp xác định được các đối tượng có khả năng lấy cắp và có sẵn các giải pháp phòng chống thì mối lo mất cắp dữ liệu sẽ không còn.

Ai là người có khả năng lấy cắp dữ liệu doanh nghiệp? 

Tin tặc (hacker)? Nhà cung cấp hạ tầng Cloud? Hãng phần mềm? Người nội bộ doanh nghiệp?

Làm thế nào để phòng tránh lấy cấp dữ liệu

Bảo mật dữ liệu từ bên trong doanh nghiệp – người dùng nội bộ

Con người liên quan mật thiết đến việc bảo mật thông tin vì vậy doanh nghiệp cần tìm người tin tưởng để giao việc quản lý dữ liệu và xây dựng chính sách, quy trình bảo mật để kiểm soát

Bảo mật dữ liệu xâm nhập từ bên ngoài doanh nghiệp

Phòng chống tin tặc/hacker

Khi triển khai cloud erp, hạ tầng và dịch vụ của bạn được cung cấp bởi các hãng phần mềm (SAP, Oracle, Microsoft….) và các nhà cung cấp hạ tầng cloud (AWS, Google Cloud, Azure…)  hàng đầu thế giới.

Bạn có thể đặt trọn niềm tin vào họ. Nếu không phải là họ, bạn sẽ đặt niềm tin vào ai?

Phòng tránh lấy cắp dữ liệu từ hãng phần mềm, nhà cung cấp hạ tầng cloud và đối tác triển khai

Giải pháp: Bạn nên cân nhắc lựa chọn, nhà cung cấp hạ tầng cloud, hãng phần mềm có thương hiệu và đối tác triển khai uy tín

Ngoài ra, bạn cũng nên ký hợp đồng bảo mật (NDA) với hãng và đối tác triển khai.

F. Cloud ERP FAQ

1. Triển khai cloud erp khác gì phương pháp truyền thống on-premise?

Dù lựa chọn mô hình On-premise và Cloud, thì bạn vẫn cần môt đối tác triển khai.

Bản chất dịch vụ triển khai là giống nhau.

Khác ở chỗ, Cloud chỉ dùng chuẩn và hạn chế tối đa tùy biến, vì vậy mà thời gian triển khai sẽ ngắn hơn so với triển khai truyền thống On-premise

Cẩn trọng: Kinh nghiệm triển khai là yếu tố quan trọng nhất để đưa ra quyết định lựa chọn đối tác nào.

2. Cloud Erp có bản dùng thử không?

Hầu hết phần mềm Cloud Erp đều cung cấp bản dùng thử.

Cẩn trọng: Có thể bạn sẽ cảm thấy mông lung nếu chưa có kinh nghiệm dùng qua phần mềm ERP vì kiến trúc và cách vận hành của ERP khác phần mềm kế toán thông thường.

3. Chi phí triển khai cloud ERP là bao nhiêu?

Do cách tính chi phí bản quyền theo tháng, lại không cần đầu tư hạ tàng phần cứng nên chi phí đầu tư ban đầu của cloud erp sẽ rẻ hơn.

Cẩn trọng: Hãy lập bảng so sánh trong vòng 05 năm để biết được hiệu quả của từng phương án chi phí theo 02 lựa chọn Cloud và On-premise rồi hãy đưa ra quyết định.

4. Cloud ERP có thể tùy biến dễ dàng và linh hoạt như Onpremise chứ?

Cloud ERP hạn chế khả năng tùy biến, do vậy nếu bạn không thấy chức năng mong muốn, bạn phải làm rõ với nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai liệu họ có thể tùy biến không?

Nếu họ trả lời có, hãy yêu cầu chứng mình và đưa nội dung này vào phạm vi công việc trong hợp đồng.

Cẩn trọng: Hãy hiểu rõ nhu cầu của mình, và nếu phần mềm không có chức năng mong muốn, làm rõ ngay với đối tác triển khai.

5. Nâng cấp Cloud Erp tính năng hoặc phiên bản có mất phí?

Giải pháp ERP phải được liên tục nâng cấp phù hợp với công nghệ thay đổi mỗi ngày. Vì vậy thông thường các hãng phần mềm phải cập nhật nâng cấp phần mềm hàng quý. Nhưng việc nâng cấp đó phải đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.

Cảnh báo: hãy làm rõ nâng cấp phần mềm có phát sinh chi phí và nếu ảnh hưởng đến công việc kinh doanh hiện tại thì ai sẽ chịu trách nhiệm.

6. Top phần mềm Cloud ERP hàng đầu

1. Netsuite erp
2. SAP by Design, SAP Business One
3. Microsoft Dynamic 365
4. Info Cloud
5. Sage Cloud.