Các bước triển khai phần mềm erp cho doanh nghiệp lần đầu tiếp cận

Thông tin bài viết chỉ mang tính tham khảo.

Doanh nghiệp có kế hoạch triển khai phần mềm erp, tùy tình hình thực tế của mình để cân nhắc các bước triển khai linh hoạt và phù hợp

Bước 01 Tìm hiểu phần mềm ERP

Phần mềm erp là gì?

Những điều cần lưu ý trước khi triển khai phần mềm erp

1. erp là giải pháp phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động kinh doanh chứ không đơn thuần là một giải pháp công nghệ
2. Triển khai erp thành công là một thách thức không hề nhỏ đối với doanh nghiệp Việt Nam
3. Lựa chọn đúng giải pháp phần mềm là một yếu tố để triển khai erp thành công
4. Không có phần mềm erp nào là hoàn hảo. Mọi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu.
5. Tài liệu thiết kế quy trình kinh doanh (Business BluePrint) là yếu tố quan trọng để triển khai erp thành công
6. Việc thay đổi, tái cấu trúc quy trình doanh nghiệp phải được thực hiện trước chứ không phải trong và sau khi triển khai erp
7. Các giải pháp đóng gói (Best Practices) và Giải pháp cấu hình sẵn (Pre-configured Solutions) không giải quyết được hết các thách thức erp phải đối mặt.
8. SaaS erp (erp như một dịch vụ) không làm giảm bớt rủi ro doanh nghiệp đang phải đối mặt.
9. Dự án sẽ thất bại nếu quản lý thay đổi tổ chức không được quan tâm đúng mức và không có ai chịu trách nhiệm.
10. Cần sự hỗ trợ và ủng hộ từ người có quyền lực cao nhất và có thể ra quyết định ngay (Excutive-buy-in)
11. Sự tham gia của đội ngũ những người quản lý ưu tú, những người nắm giữ vài trò chủ chốt và nắm giữ quy trình chính của công ty (A-Team) là yếu tố then chốt cho sự thành công của dự án triển khai phần mềm erp
12. Không có erp nào phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
13. Nếu hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống erp không khớp nhau (misaligned) thì đó không phải là lỗi của phần mềm.
14. Mong đợi/Kỳ vọng luôn cao nhưng hầu hết các dự án triển khai lại không định nghĩa và nghiêm túc hướng tới ngày kết thúc dự án dự kiến.
15. Nói không với chỉnh sửa may đo phần mềm (Customization) thì dự án dễ thành công và sớm đi vào hoạt động hơn.
16. Doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai erp tất cả chức năng trong một lần.
17. Ngoài vấn đề lập kế hoạch thì việc triển khai cần phải thực thi, cần phải hành động theo đúng kế hoạch.
18. Nếu không có thước đo đánh giá thì sẽ chẳng biết đánh giá hệ thống có vận hành tốt hay không?
19. Luôn ý thức rằng việc triển khai có thể gặp vấn đề.
20. Sự thành công và lợi ích của erp được cả thế giới thừa nhận.

Bước 02 – Làm rõ yêu cầu triển khai phần mềm erp và xây dựng ngân sách

Số lượng công ty triển khai

1. Số lượng công ty tham gia triển khai phần mềm erp?
2. Các công ty cùng một pháp nhân hay nhiều pháp nhân (Hạch toán độc lập hay phụ thuộc)?
3. Các công ty có cùng lĩnh vực kinh doanh hay khác nhau?

Xác định phạm vi nghiệp vụ

và xây dựng tài liệu yêu cầu người sử dụng

Đây là công việc cần thiết trước khi triển khai phần mềm erp nhằm đảm bảo dự án đáp ứng đủ các yêu cầu về mặt quy trình nghiệp vụ của người dùng.

Yêu cầu chung

Chú ý tập trung vào các yêu cầu chính cần đạt được theo mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn công ty.

1. Về mặt chiến lược, mục tiêu kinh doanh (Quan trọng để đo lường lợi ích của hệ thống sau go-live)
2. Về mặt pháp lý. Có phù hợp với luật pháp và các quy định về pháp luật tại Việt Nam hay không?
3. Đặc thù của lĩnh vực ngành nghề kinh doanh.

Yêu cầu chức năng triển khai phần mềm erp

1. Quản lý tài chính kế toán
2. Quy trình mua hàng
3. Quản lý kho
4. Bán hàng
5. Quản lý sản xuất
6. Quản lý bảo trì
7. Quản lý dự án.
8. Nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng (pos)
9. Quản lý hệ thống nhà phân phối (dms)
10. Nhân sự, chấm công, tính lương
11. Yêu cầu tích hợp phần mềm erp với: Hệ thống cửa hàng bán lẻ POS; Hệ thống hóa đơn điện tử e-invoice; Hệ thống thanh toán của ngân hàng; ích hợp với website thương mại điện tử.

Số lượng người dùng?

Xác định số lượng người dùng theo công ty, phòng ban

Bản quyền và số lượng người dùng erp

Bảng dự trù số lượng người dùng và bản quyền erp

Danh sách báo cáo?

Danh sách bộ báo cáo chuẩn kế toán Việt Nam VAS TT200

Danh sách báo cáo phát triển riêng theo yêu cầu.
*** Là những báo cáo chưa có sẵn trên phần mềm, và mỗi một công ty có yêu cầu báo cáo quản trị khác nhau.

Yêu cầu tích hợp

Tích hợp với phần mềm HR, DMS, POS, MES, eCommerce, eInvoice…

Bước 03 – Tìm giải pháp phần mềm erp phù hợp yêu cầu và ngân sách

Phần mềm erp ngoại/nước ngoài

Tham khảo tất tần tật thông tin về erp là gì? tại sao erp? triển khai erp như thế nào?

Danh sách 10 phần mềm erp ngoại Nguồn Panorama

Phần mềm erp Việt Nam

Tham khảo tất tần tật thông tin về erp là gì? tại sao erp? triển khai erp như thế nào?

Top 10 danh sách phần mềm erp Việt Nam – erp nội

1. Bravo
2. Fast
3. Misa
4. LinkQ
5. Effect
6. Smart
7. TONY
8. SIMBA
9. GAMA
10. OMEGA

Nguồn: Toplist Việt Nam

Phần mềm erp mã nguồn mở

1. Phần mềm erp Open Odoo,
2. Phần mềm erp Adempiere,
3. Phần mềm erp Apache OFBiz,
4. Phần mềm erp xTuple
5. Phần mềm erp Open Bravo,
6. Phần mềm erp Opentaps,
7. Phần mềm erp Doribarr,
8. Phần mềm erp5,
9. Phần mềm erpNext,
10. Phần mềm erp LedgerSMB

Phần mềm erp giá bao nhiêu?

Tùy từng hãng và phần khúc khách hàng mà phần mềm có giá khác nhau.

Nhưng dự án phần mềm erp thường bao gồm 03 chi phí chính

1. Chi phí bản quyền
2. Chi phí Bảo trì và hỗ trợ
3. Chi phí dịch vụ triển khai

Đánh giá chọn phần mềm erp

Phương pháp đánh giá

1. Liệt kê ra các tiêu chí đánh giá
2. Cho điểm từng tiêu chí theo thang điểm 10 (1 là kém nhất, 10 là tốt nhất)
3. Đánh giá mức độ quan trọng của từng tiêu chí và gắn TRỌNG SỐ (Weights)
4. Nhân điểm với từng trọng số
5. Lấy điểm trung bình của các tiêu chí
6. Đưa ra quyết định

Tiêu chí đánh giá chung

So sánh giá phần mềm erp

Chức năng phần mềm erp: 

Mô hình triển khai phần mềm erp

Mô hình Erp On-premise (cài đặt tại chỗ)

1. Bản quyền: Là bản quyền trọn đời
2. Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “In-house” – cài đặt tại chỗ trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
3. Thời gian triển khai: trung bình từ 4 – 12 tháng

Mô hình erp cloud 

1. Bản quyền: Trả theo tháng/quý/năm
2. Cơ sở hạ tầng IT và phần cứng: được cài đặt “On-Cloud” – cài đặt trên mây trên phần cứng (server) thuộc sở hữu của nhà cung cấp hoặc bên thứ 03.
3. Thời gian triển khai: 1 – 4 tháng

Lưu ý: Mô hình ERP Cloud hạn chế khả năng customizing.

Mô hình hybrid (lai) giữa on-premise và cloud

Mô hình erp tối ưu sử dụng best practice cho từng ngành nghề

Mô hình triển khai tối ưu (erp best practice/industry practice) cho từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh hẹp và đặc thù như hàng không, khai thác mỏ, khí và ga, may mặc, bán lẻ, dược….

Bước 04: Lựa chọn đối tác triển khai phần mềm erp

Vui lòng liên hệ với các hãng phần mềm tại Việt Nam.

Bạn cũng có thể tham khảo bài viết này để lựa chọn đúng đối tác

Bước 05: Ký hợp đồng và triển khai phần mềm erp

Xác định mục tiêu của dự án

Làm rõ phạm vi dự án

Lập kế hoạch triển khai

Tham khảo 05 giai đoạn triển khai ERP theo phương pháp luận ASAP

Nhân sự triển khai phần mềm erp

Khách hàng cần lựa chọn nhân sự cho các vị trí sau khi triển khai erp

1. Giám đốc dự án erp
2. Quản trị dự án erp
3. Trưởng phòng nghiệp vụ erp
4. Thành viên đội dự án erp

Chính sách đãi ngộ và khen thưởng cho nhân viên tham gia dự án

Doanh nghiệp nhất định phải xây dựng chính sách đãi ngộ, khen thưởng để khuyến khích và động viên nhân viên tham gia dự án hoàn thành tốt nhiệm vụ. Bởi triển khai erp sẽ có nhiều thời điểm chắc chắn không tránh khỏi làm thêm giờ và làm ngoài giờ.

Bước 06: Vận hành và nghiệm thu phần mềm erp

Tham gia khóa hướng dẫn đào tạo sử dụng phần mềm

Kiểm thử chức năng, quy trình, báo cáo

Chuẩn bị dữ liệu chính, số dư đầu kỳ kho, kế toán

Vận hành hệ thống với sự hỗ trợ từ đơn vị triển khai

Nghiệm thu phần mềm

Bước 07: Sau triển khai – Hoàn thiện và cải tiến

Đánh giá và tổng kết

Đánh giá mức độ hiệu quả mà erp mang lại là đo lường hiệu năng hoạt động của DN trước khi triển khai erp và sau khi go-live hệ thống.

Xác định MỤC TIÊU KINH DOANH (Buisness Goals) càng cụ thể càng dễ đánh giá mức độ hiệu quả phần mềm erp.

Tiếp tục đào tạo

Nhân sự thay đổi, nâng cấp, cập nhật tính năng mới, tích hợp với phần mềm thứ 3….là những lý do doanh nghiệp cần xác định chiến lược Đào tạo lâu dài và liên tục để đảm bảo hiệu suất hoạt động kinh doanh và vận hành hệ thống hiệu quả.

Cải thiện quy trình nghiệp vụ 

Các vấn đề nhỏ 02 bên thống nhất để lại sau khi nghiệm thu. Các quy trình mới phát hiện cần bổ sung. Các yếu tố thay đổi khi làm thực tế cần hệ thống ghi nhận đầy đủ để phối hợp với đơn vị tư vấn nâng cấp cải thiện.

Bảo trì và khắc phục lỗi 

Nội dung bảo trì và các vấn đề khắc phục lỗi phát sinh cần được thống nhất trong hợp đồng để đảm bảo xử lý các công việc phát sinh sau go-live.

Thực trạng triển khai phần mềm erp tại Việt Nam (tham khảo)

Các công ty triển khai erp tại Việt Nam

Tham khảo doanh nghiệp triển khai phần mềm erp nào?

Các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công

Tham khảo doanh nghiệp triển khai phần mềm erp nào?

Các công ty triển khai SAP tại Việt Nam

Tham khảo doanh nghiệp triển khai phần mềm erp nào?

Tham khảo đối tác triển khai sap tin cậy