Bảo vệ dữ liệu bệnh nhân trong thời đại số vs Cloud ERP

Đối tác NetSuite bổ sung nguyên tắc tuân thủ HIPAA (Đạo luật về Trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế 1996) vào nền tảng cloud ERP để tạo ra một giải pháp doanh nghiệp hoàn chỉnh cho các phòng khám y tế, công ty dược và nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Quản lý dữ liệu bệnh nhân quả là không dễ dàng trong thời đại số, nơi mà hầu hết các phòng khám y tế, công ty dược và nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe phải tuân thủ “Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế năm 1996” trong khi vẫn phải đảm bảo dịch vụ chăm sóc bệnh nhân tốt nhất.

Điều này đang diễn ra trong ngữ cảnh các vụ rò rỉ dữ liệu (data breaches) chăm sóc y tế ngày càng gia tăng và được ghi nhận là cao kỷ lục trong năm 2020.

Kể từ khi Văn Phòng Phụ Trách về Dân Quyền của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (HHS) công bố số liệu về các vụ rò rỉ dữ liệu tháng 10 năm 2009, đã có hơn 266 triệu hồ sơ bệnh nhân bị rò rỉ, khoảng 3,705 trường hợp được phát hiện vi phạm quyền riêng tư trong hơn 500 hồ sơ.

Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe đã sử dụng công nghệ như là một cứu cánh để bảo vệ dữ liệu bệnh nhân và cải thiện bảo mật thông tin của hệ thống.

Cung cấp 01 hệ thống ERP tuân thủ đạo luật HIPAA trở thành một mệnh lệnh cho cả nhà cung cấp công nghệ và khách hàng của họ.

Với cuốn sổ tay này, chúng tôi muốn các bạn hiểu sự phức tạp trong quản lý hồ sơ bệnh nhận.

Chúng tôi cũng muốn giới thiệu một giải pháp chuyên ngành cho lĩnh vực chăm sóc sức khỏe.

Doanh nghiệp sử dụng nền tảng ERP cloud hàng đầu + giải pháp chuyên ngành sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ đạo luật HIPAA, tiết kiệm thời gian, cải thiện quản lý dữ liệu và tự động các quy trình kinh doanh cốt lõi.

Các vụ rò rỉ dữ liệu bệnh nhân trong ngành chăm sóc sức khỏe đang gia tăng.

Rò rỉ dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu cho cả bệnh nhân và các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ sức khỏe trong giai đoạn đầu thường chọn QuickBooks kết hợp với hệ thống quản lý bệnh nhân và hóa đơn.

“Không có hệ thống nào trong số này được tích hợp với nhau” Matt Hayton, bộ phận tương tác trải nghiệm khách hàng của Caravel, đối tác triển khai NetSuite được chứng nhận – chia sẻ

“Đối chiếu số liệu kế toán được ghi trên sổ với số liệu thực tế để đảm bảo rằng các số liệu chính xác và trùng khớp trước khi đóng số và lập báo cáo tài chính là một công việc khổng lồ”

Đảm bảo tuân thủ đạo luật HIPAA khá khó khăn bởi vì thông tin được chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống (hóa đơn, quản lý bệnh nhận và tài chính).

Đạo luật HIPAA tạo ra một chuẩn quốc gia về bảo vệ dữ liệu nhạy cảm về sức khỏe bệnh nhân không được tiết lộ nếu không được phép của họ.

Nó bao gồm chính sách về quyền riêng tư trong đó nêu rõ các trường hợp được sử dụng hoặc được tiết lộ thông tin sức khỏe của bênh nhân.

Theo trung tâm kiểm soát và phòng ngừa dịch bệnh của Mỹ (CDC), bất cứ doanh nghiệp nào nằm trong phạm vi đạo luật điều chỉnh phải tuân thủ nguyên tắc riêng tư và phải đảm bảo bảo vệ thông tin sức khỏe cá nhân trong khi vẫn cần cung cấp dịch vụ chất lượng cao để bảo vệ sức khỏe và sự thịnh vượng của cộng đồng.

Ngay cả các doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có được một nền tảng erp duy nhất quản lý mọi hoạt động kinh doanh cũng phải đương đầu với thách thức tuân thủ đạo luật HIPAA.

Bởi những thông tin về bệnh nhân rất nhạy cảm, nên chúng được kiểm duyệt kỹ càng bởi các cơ quan chức năng.

Các doanh nghiệp ngành y tế cũng cần hết sức lưu ý khi sử dụng, tập hợp, lưu trữ và chia sẻ thông tin để tránh bị rò rỉ dữ liệu không mong muốn.

Vì vậy ERP không thì chưa đủ. Họ cần 1 giải pháp chuyên ngành hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ HIPAA.

Ví dụ, 1 công ty cung cấp 1 bộ test kit, sử dụng 1 hệ thống để quản lý sản phẩm, 1 hệ thống khác quản lý thông tin bảo hiểm y tế. Nhưng 02 hệ thống này không thể kết nối lại với nhau do những thách thức dữ liệu liên quan đến đạo luật HIPAA.

Làm thế nào để bảo vệ dữ liệu bệnh nhân? Hãy lựa chọn cách tiếp cận phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Đạo luật HIPAA áp dụng cho tất cả các công ty trong ngành từ các công ty start up nhỏ về y tế, đến các đại tập toàn về chăm sóc sức khỏe.

Nó yêu cầu những thứ mà giải pháp ERP chưa có sẵn hoặc không đáp ứng được.

Từ nhu cầu thị trường, Caravel đã xây dựng cách tiếp cận 3 phương án “three-pronged approach” để quản lý vấn đề mà vẫn đảm bảo sự tuân thủ.

Với một đội ngũ chuyên gia HIPAA, công ty hỗ trợ khách hàng quản lý tuân thủ HIPAA bên trong hệ thống NetSuite ERP cloud based theo 3 phương án.

Phương án #1

NetSuite (NetSuite’s unique identifiers) lưu giữ thông tin bảo hiểm y tế bên ngoài nền tảng ERP nhưng người dùng vẫn có thể truy cập để có được thông tin về bảo hiểm y tế bên trong hệ thống.

“Bằng cách kết nối dữ liệu bệnh nhân với một ID bên ngoài, hoặc ID duy nhất, nhà cung cấp y tế có thể quản lý dữ liệu trong khi vẫn đảm bảo tuân thủ HIPAA” Hayton nói.

Phương án #2

Nhúng liên kết (link) bên trong NetSuite để có thể sử dụng thông tin bảo hiểm y tế đang được lưu ở 1 hệ thống khác tuân thủ HIPAA.

“Chúng tôi mã hóa dữ liệu và nhúng 1 link bảo mật” Hayton giải thích, “do đó, giúp tổ chức truy cập thông tin bảo hiểm y tế khi họ cần”

Phương án #3″

Ít được sử dụng hơn nhưng vẫn áp dụng được cho một vài tổ chức.

Phương án 3 Caravel phải làm việc với bên thứ 3 sở hữu và cung cấp nền tảng tuân thủ HIPAA quản lý dữ liệu bảo hiểm y tế nhưng không tương tác với hệ thống ERP.

Tùy thuộc phương án khách hàng lựa chọn, Caravel cần 4 đến 6 tháng để triển khai NetSuite và tích hợp dữ liệu với hệ thống quản lý bảo hiểm y tế tuân thủ đạo luật HIPAAA.

Làm như vậy, Caravel không chỉ giải quyết thách thức tuân thủ HIPAA cho khách hàng mà còn giúp họ hợp nhất dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau về 1 hệ thống thống nhất duy nhất.

Những hệ thống tách rời bao gồm nhưng không giới hạn hệ thông thông tin phòng thí nghiệm (LIS), hệ thống quản lý bệnh nhân (PMS), hệ thống quản lý hồ sơ y tế điện tử (EMR).

Theo Hayton, Caravel tập trung thu thập dữ liệu bảo hiểm y tế và tổng hợp lại, tạo ra những giao dịch và ghi nhận vào hệ thống (ví dụ, doanh thu, chi phí, tồn kho…) hoặc tạo giao dịch chi tiết để ghi nhận vào hệ thống, nơi dữ liệu bệnh nhận sẽ được mã hóa trong hệ thống ERP và cả khi di chuyển.

Một nguồn dữ liệu sự thật duy nhất 

Đưa quy trình tuân thủ HIPAA vào hệ thống ERP, Caravel  cung cấp cho khách hàng một nguồn dữ liệu sự thật duy nhất, với tính năng báo cáo mở rộng và bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh

“Khi dữ liệu bênh nhân được lưu trữ trong NetSuite, công ty có thể xây dựng và đo được các chỉ số kinh doanh và so sánh ngân sách”  Caila Cohen, Giám đốc điều hành, kỹ sư giải pháp Caravel cho biết.

Các tổ chức sử dụng NetSuite cộng thêm giải pháp giá trị gia tăng của Caravel về tuân thủ HIPAA sẽ tiết kiệm được tiền và thời gian do chỉ cần 1 hệ thống duy nhất để quản lý.

“Chúng tôi hợp tác với khoảng 20 phòng khám y tế. Họ không có chính sách quản lý dữ liệu và thiếu thông tin tổng thể về hoạt động kinh doanh. Chúng tôi tích hợp hệ thống quản lý hồ sơ y tế điện tử của họ với NetSuite. Điều này kết nối doanh thu, chi phí và tồn kho, cung cấp bức tranh toàn cảnh về hoạt động doanh nghiệp và các báo cáo về doanh thu theo từng dòng sản phẩm và khu vực”
Matt Hayton, Partner, Client Engagement, Caravel Partners

“Chúng tôi không vứt bỏ hệ thống EMR, nhưng có nhiều hệ thống có thể được thay thế bởi những chức năng sẵn có của NetSuite” Cohen nói.

“NetSuite có thể phân quyền theo vai trò người dùng giúp người quản trị hệ thống dễ dàng quản lý”

Những lợi ích khác mà các doanh nghiệp có thể nhìn thấy khi họ triển khai NetSuite bao gồm: tự động quy trình, hợp nhất dữ liệu và cải thiện báo cáo tài chính (chi tiết theo phòng khám và theo bác sĩ)

Chiến thắng cuộc chơi 

Với tình trạng rò rĩ dữ liệu y tế ngày càng gia tăng, các công ty y tế cần tổng hợp dữ liệu vào một nền tảng duy nhất có hỗ trợ tuân thủ HIPAA.

Công ty nào bỏ qua điều nay, sẽ gặp nhiều rủi ro, tốn tiền và tốn sức.

Công ty nào sử dụng nền tảng thống nhất sẽ vận hành hiểu quả với quy trình tự động và chính sách quản lý dữ liệu tốt hơn để quản lý tuân thủ HIPAA

Tích hợp ERP đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn khi công ty có nhiều chi nhánh và hàng trăm nhân viên.

Những công ty start up sẽ dễ hơn để thực hiện và triển khai hệ thống.

Bạn phải quyết định ngay hoặc phải chịu rủi ro sau này.

Những đơn vị sử dụng nền tảng thống nhất, tuân thủ HIPAA sẽ là những người chiến thắng.

Business Guide