Bảo trì phần mềm sap – Tôi làm SAP Business One 07

Bảo trì phần mềm SAP Business One và Hỗ trợ phần mềm SAP Business One giống nhau hay khác nhau?

Tại sao chi phí bảo trì SAP Business One CAO? Lên tới 17% trên tổng chi phí bản quyền.

Để trả lời 02 câu hỏi trên, chúng ta cùng xem ví dụ sau:

Một khách hàng có văn phòng/chi nhánh tại Việt Nam sử dụng SAP Business One, nhưng công ty mẹ đã mua bản quyền (license) và trả chi phí bảo trì phần mềm hàng năm cho một nhà cung cấp dịch vụ SAP Business One ở nước ngoài.

Giờ văn phòng/chi nhánh tại Việt Nam do bất đồng ngôn ngữ và việc hỗ trợ từ xa gặp nhiều khó khăn nên muốn mua dịch vụ hỗ trợ SAP Business One của một đối tác địa phương.

Vậy, theo các bạn trong trường hợp này bảo trì phần mềm SAP Business One và hỗ trợ phần mềm SAP Business One là GIỐNG NHAU hay KHÁC NHAU?

Để đáp ứng các nhu cầu mở rộng phát triển kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. SAP hàng năm đầu tư rất lớn vào

• Nghiên cứu phát triển chức năng/tính năng sản phẩm mới (Công đoạn sản xuất đơn giản – Simple Production Routing; Hóa đơn điện tử – Electronic AP Invoice Updates.)
• Sửa chữa lỗi, cập nhật bản vá lỗi.
• Phát triển công nghệ mới như SAP HANA in Memory – Xử lý trực tiếp ngay tại bộ nhớ trong, Ứng dụng SAP Business One trên thiết bị thông minh (SAP Business One Mobile App), Điện toán đám mây (SAP Business One Cloud), Phân tích dữ liệu lớn (Big Data, SAP Business One Analytics), Internet vạn vật (IoT)

Vậy SAP tự bỏ tiền túi của hãng hay nguồn tiền này từ đâu ra?

Hy vọng từ ĐẦU MỐI này các bạn có thể tự TRẢ LỜI câu hỏi Tại sao chi phí bảo trì SAP Business One lại lên tới 17% trên tổng chi phí bản quyền.

Bảo trì phần mềm sap business one câu chuyện từ khách hàng

Câu chuyện thực tế với khách hàng sau đây hy vọng bạn có thể hiểu thêm về bảo trì phần mềm sap

Tháng 10/2015, tôi có được thông tin của một khách hàng đang có nhu cầu triển khai erp. Sau khi tìm hiểu qua thông tin về khách hàng, tôi gọi điện để hẹn lịch làm việc với họ.

Khách hàng đang trong quá trình xây dựng mở rộng cơ sở vật chất kho bãi, đầu tư dây chuyền sản xuất. Rất nhiều vấn đề trong quản lý sản xuất và quản lý kho bắt đầu lộ diện. Vì vậy Họ cần một phần mềm erp giúp họ giải quyết những vấn đề đau đầu này.

Tiếp chúng tôi là CEO, Kế toán trưởng, và người phụ trách sản xuất. Không mất nhiều thời gian chào hỏi, chúng tôi đi ngay vào vấn đề chính của cuộc họp. Sau phần giới thiệu về hãng SAP, về APZON, về chức năng sản xuất SAP Business One mở rộng, chúng tôi demo chức năng hệ thống SAP Business One.

Trong quá trình trình bầy, rất nhiều câu hỏi được đặt ra.

Đây là một tín hiệu tích cực.

Tôi sợ nhất là khách hàng không hỏi bất cứ câu hỏi nào. Hết phần demo chức năng SAP Business One, tôi nhìn đồng hồ đã quá 01 giờ chiều. Khách hàng nhiệt tình mời chúng tôi ở lại ăn trưa nhưng chúng tôi xin phép hẹn dịp khác.

Về công ty, tôi bắt tay vào tổng hợp lại thông tin, tìm hiểu những vấn đề chưa rõ để hỏi lại khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận phạm vi triển khai SAP Business One (bao gồm phạm vi/số lượng công ty, phạm vi/số lượng nghiệp vụ, phạm vi/số lượng yêu cầu, phạm vi/số lượng người dùng, phạm vi/số lượng báo cáo) , tôi hoàn thiện báo giá và gửi khách hàng.

Bởi khoảng cách địa lý, tôi không thể gặp trực tiếp để giải thích các vấn đề có thể gây khó hiểu trong báo giá, nên tôi gọi điện thoại cho khách hàng để giải thích.

Khách hàng muốn tìm hiểu rõ thông tin về điều kiện bảo trì phần mềm SAP Business One.

Và đưa ra một đề xuất kế hoạch bảo trì với phí bảo trì phần mềm SAP Business One giảm dần theo các năm cho đến một ngưỡng mà khách hàng chấp nhận.

Yêu cầu này đứng vào vị trí khách hàng mà nói thì rất hợp lý

nhưng do chính sách của hãng không hỗ trợ, chúng tôi rất tiếc phải trả lời khách hàng rằng chúng tôi không thể đáp ứng được mong muốn của họ.

Có lẽ vì vậy, sau một thời gian khá im ắng, khách hàng viết thư từ chối. Lý do khách hàng đưa ra là họ cần cân đối lại nguồn vốn để tập trung phát triển mở rộng kinh doanh.

“Điều này đúng nhưng chưa đủ.”

02 năm sau, khách hàng liên hệ lại và muốn tái khởi động dự án. Chúng tôi quay trở lại với niềm tin rằng đây là thời cơ cần nắm chắc.

Chúng tôi cần làm việc lại với khách hàng để xác định xem phạm vi dự án có thay đổi mới không? Và liệu còn có yếu tố rủi ro nào khác mà chúng tôi không lường trước.

Lần trở lại thăm khách hàng này, tôi nhận thấy rõ sự đổi mới trong mọi hoạt động của nhà máy. Một nguồn năng lượng đang sinh sôi, nảy nở trong mọi hoạt động ở nơi đây.

Điều này chứng tỏ công việc kinh doanh của khách hàng đang rất thuận lợi.

Và tôi có cảm giác rằng nguồn năng lượng tốt này sẽ đem đến những điềm lành cho sự hợp tác lần này của cả 02 bên.

Bên phía khách hàng có đầy đủ đại diện các phòng ban tham dự cuộc họp.

Vẫn những câu chuyện cũ khách hàng trăn trở, những vấn đề tồn tại mà khách hàng chưa tìm được cách giải quyết.

Giờ đây vấn đề ngày càng lớn hơn, rõ ràng hơn và không thể trì hoãn lâu hơn nữa.

Bởi trì hoãn đồng nghĩa với thiệt hại gây ra có khi còn lớn hơn số tiền bỏ ra mua phần mềm.

Những doanh nhân cần mẫn, luôn đau đáu với công việc và công ty của họ, sẽ hiểu rõ điều này.

Không quá khó để chứng mình rằng giải pháp và con người của chúng tôi phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Vấn đề còn lại chúng tôi chỉ cần chờ cái gật đầu đồng ý của khách hàng mà thôi.

Đúng như tôi dự đoán, khách hàng cuối cùng cũng đã đồng ý ngồi xuống bàn đàm phán.

Tuy nhiên quá trình đàm phán kéo dài hơn 04 tháng. Đây có lẽ là hợp đồng có thời gian đàm phàn dài KỶ LỤC trong suốt quãng thời gian tôi làm SAP Business One.

Nội dung đàm phán khách hàng đề xuất cũng rất khác biệt. Khách hàng đề xuất chia hợp đồng thành 03 Hợp đồng riêng biệt.

• Hợp đồng thứ 01: Hợp đồng dịch vụ triển khai phần mềm SAP Business One
• Hợp đồng thứ 02: Hợp đồng bản quyền phần mềm SAP Business One
• Hợp đồng thứ 03: Hợp đồng bảo trì phần mềm SAP Business One

Khách hàng muốn đàm phán ký kết tuần tự từng hợp đồng. Tức là phải đàm phán ký hết xong hợp đồng thứ 01 mới tiến tới đàm phán hợp đồng thứ 02. Nếu đàm phán hợp đồng thứ nhất thất bại tức là không có cơ hội đàm phán hợp đồng tiếp theo.

Lần đầu tiên tôi trải qua những vòng đàm phán dài, chia nhiều giai đoạn và căng thẳng như kiểu này. Sau này tôi mới thấy đây là những trải nghiệm hết sức quý giá. Nó giúp tôi học hỏi được nhiều điều.

Trong việc đám phán ký kết triển khai SAP Business One, điều khó nhất là làm sao để khẳng định chúng tôi có thể làm khách hàng hài lòng bằng việc cung cấp dịch vụ tốt nhất với giá cả phù hợp nhất.

Mà có lẽ ai làm trong lĩnh vực giải pháp phần mềm erp đều biết, đây là một áp lực rất lớn với các đối tác tư vấn triển khai SAP Business One.

Hầu hết các dự án triển khai phần mềm nói chung và ERP SAP Business One nói riêng thường kéo dài so với kế hoạch. Nếu đối tác tư vấn triển khai SAP Business One không quản lý dự án và điều tiết nguồn lực khéo léo, thì các dự án sẽ bị chồng chéo, nguồn lực bị hút vào một dự án dẫn tới nhiều dự án dở dang và kết thúc dự án mà gần như không có lợi nhuận.

Do đã trải qua hàng chục dự án triển khai SAP Business One với rất nhiều vấn đề trong quản lý dự án nên chúng tôi hiểu được cái giá khi không làm rõ các yêu cầu với khách hàng ngay từ đầu.

Chúng tôi không muốn làm hài lòng khách hàng bằng mọi cách. Và chúng tôi cũng không muốn nhanh chóng ký được hợp đồng mà không lắng nghe những lo lắng của khách hàng.

Chúng tôi cũng muốn chia sẻ với khách hàng những rủi ro mà chúng tôi có thể dự đoán trước nhằm giúp khách hàng lường trước các vấn đề có thể gặp trong quá trình triển khai.

Sau khi chấp nhận điều chỉnh 02 lần phương án giá, khách hàng vẫn mong muốn điều chỉnh thêm. Chúng tôi không đồng ý và bảo vệ đến cùng phương án giá mình đã đưa ra.

Vì đây là giá cuối cùng và tốt nhất mà chúng tôi có thể cung cấp. Do vậy mà thời gian trao đổi qua lại và chờ đời khá lâu. Cuối cùng sau 01 tháng 20 ngày, 02 bên cũng thống nhất ký kết hợp đồng triển khai dịch vụ phần mềm SAP Business One.

Tiếp theo, 02 bên tiến tới đàm phán hợp đồng bản quyền phần mềm SAP Business One.

Ở bước này, với những lý lẽ hợp lý, chúng tôi đã thuyết phục được khách hàng gộp cả 02 hợp đồng bản quyền phần mềm SAP Business One và hợp đồng bảo trì phần mềm SAP Business One vào thành 01 hợp đồng.

Tuy nhiên khách hàng muốn chúng tôi cam kết giữ nguyên giá bản quyền SAP Business One cho bất cứ thời điểm nào họ muốn mua thêm.

Điều này nằm ngoài quyền hạn của chúng tôi nhưng tôi đã trấn an khách hàng rằng: trong vòng 10 năm qua, giá bản quyền SAP Business One rất ổn định.

Trong lịch sử hình thành và phát triển của hãng SAP, SAP cũng rất ít khi điều chỉnh tăng giá bản quyền.

Về điều khoản bảo trì phần mềm SAP Business One, khách hàng muốn làm rõ các thông tin trong điều khoản bảo trì (xem thêm phía cuối bài viết).

Ngoài ra khách hàng muốn đưa ra phương án bảo trì theo năm, và chi phí bảo trì phải giảm dần theo các năm đến một ngưỡng khách hàng cho là mức chấp nhận được.

Đây là yêu cầu cũ khách hàng đã đưa ra cách đây 02 năm và có lẽ cũng chính bởi điều này, hợp đồng 02 năm trước đã bị tạm dừng.

Bởi đây là vấn đề không thể đàm phán nên chúng tôi chỉ biết chờ đợi phản hồi của khách hàng.

Tuy nhiên sự im lặng từ phía khách khiến chúng tôi lo lắng.

Trong quá trình chờ đợi tin tức của khách hàng, tôi đã trải qua rất nhiều cảm xúc: sốt ruột, mong mỏi, kỳ vọng, hồi hộp…

Có những lúc tôi cảm thấy phân vân vì quan điểm cứng rắn của cá nhân tôi và công ty.

Nhưng thú thực, làm như vậy, tôi mới được là chính mình. Tôi cảm thấy thoải mái nhiều hơn là việc cứ nhẹ nhàng, dễ thương, cười duyên, nhượng bộ hoặc ậm ừ cho qua.

Tôi muốn thẳng thắn và làm rõ mọi thông tin trước khi ký kết để về sau 02 bên không có bất cứ sự hiểu lầm hoặc xung đột nào xảy ra.

Tôi tự nhủ mình đã cố gắng hết sức. Giờ cứ để mọi việc THUẬN THEO TỰ NHIÊN. Cứ để khách hàng QUYẾT ĐỊNH.

Cuối cùng điều gì đến cũng sẽ đến.

Sau tất cả, với nỗ lực và mong muốn hợp tác của cả 02 bên, Khách hàng cũng chấp nhận những điều kiện chúng tôi đưa ra.

Cảm xúc trong tôi VỠ ÒA.

Bạn biết không?

Dù rất vất vả và nhiều lúc cảm tưởng như mất hết hy vọng, nhưng kết quả thật TUYỆT VỜI.

Cám ơn cuộc sống đã mang rất nhiều điều thú vị đến với tôi.

Thông tin Bảo trì SAP Business One tham khảo

Nội dung của bảo trì SAP Business One: Bảo trì SAP Business One bao gồm các nội dung công việc như sau:

• Tiếp tục cung cấp không gián đoạn cho Khách hàng tài khoản truy nhập hệ thống cổng hỗ trợ khách hàng SAP Business One của SAP AG. Thông qua cổng này khách hàng có thể lấy các tài liệu về giải pháp, tải xuống các phiên bản mới của SAP Business One cũng như các gói cập nhật vá lỗi của giải pháp SAP Business One;
• Sửa chữa tất cả các lỗi, hỏng hóc và các sự cố khác làm cho hệ thống phần mềm không hoạt động được và/hoặc trong trường hợp Khách hàng không thể vận hành và duy trì các hoạt động tác nghiệp trên hệ thống phần mềm. Ngoại trừ các sự cố hỏng hóc không phải do phần mềm;
• Đảm bảo rằng, Khách hàng được quyền tiếp cận các phiên bản tải xuống ngay tất cả các phiên bản nâng cấp sử dụng phầm mềm và dịch vụ theo phiên bản mới nhất đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất từ hệ thống phần mềm.

Ngô Thanh Hải